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SOFTWARE
Sistema Gadam
magazzino e fatturazione
presentazione (ver 1.1)
per Office 97 -
per Office 2000 -
sommario
Prefazione *
Convenzioni *
Principali funzionalità *
Articoli *
Nominativi *
Documenti Clienti *
Documenti Fornitori *
Scontrini *
Produzione *
Contabilità *
Estratto Conto *
Banche *
Estratto Conto Aziendale *
Fatturazione *
Elenco Iva *
Registro PS *
Prima Nota Cassa *
Magazzino *
Giacenza di Magazzino *
Informazioni sulla vendita al banco *
Prefazione
Il Sistema Gadam è un applicativo di gestione magazzino, fatturazione e contabilità generale.
Una qualsiasi attività ha esigenza di gestire un archivio articoli e un archivio clienti/fornitori al fine di contabilizzare sia movimenti di magazzino che movimenti economici.
Il Sistema Gadam nacque alla fine del 1994 al solo scopo di incrociare gli archivi articoli con l’archivio clienti/fornitori per consentire la generazione di fatture, documenti di trasporto ed altro.
La prima versione consentiva, altresì, di archiviare anche i pagamenti ricevuti dai propri clienti e effettuati ai propri fornitori incrociandoli con le fatture emesse ai clienti e ricevute dai fornitori: si poteva così elaborare un semplice estratto conto dei pagamenti per avere in tempo reale notizie sugli incassi.
Ben diversa è la versione attuale del Sistema Gadam, che conserva volutamente l’impostazione iniziale, ma nel corso degli anni l’implementazione di nuove funzionalità ne ha fatto uno strumento che racchiude in sé la soluzione alle più svariate esigenze d’utenza.
Procedure particolareggiate sono previste per la bollettazione dei cementifici come altre procedure sono previste per la determinazione delle giacenze di magazzino dei centri d’abbigliamento; altre procedure sono attive nel campo della lavorazione delle materie prime in prodotti finiti, nonché una gestione è dedicata alla stampa dei registri per la Pubblica Sicurezza nel caso di commercializzazione di beni usati e antichità.
Ultimamente è stata implementata nel sistema una procedura per il calcolo dell’iva nel caso di aziende che abbiano scelto ciò che è definito come "iva al regime del margine".
La stessa procedura contabile degli incassi non si limita più ad archiviare un pagamento, ma definisce adesso anche le fatture cui si riferisce il pagamento, nonché i titoli oggetto del pagamento. E di tali titoli tiene traccia della storia.
Il documento presente vuole appunto essere una panoramica sulle funzionalità del Sistema Gadam.
Completa il sistema una gestione bancaria collegata con la fatturazione e l’archivio titoli. E’ conseguente la compilazione in automatico della Prima Nota Cassa: strumento indispensabile per tenere conto dei movimenti di cassa.
Convenzioni
Per brevità e chiarezza d’esposizione, di seguito in questo documento si adotteranno le seguenti convenzioni:
documento: fatture, preventivi, documenti di trasporto, fatture accompagnatorie, ecc…
nominativo: cliente o fornitore
campi: piccolo riquadro (solitamente a sfondo bianco) in cui è possibile inserire dati
campo a tendina: campo in grado aiutare l’utente all’immissione tramite l’ausilio di un elenco di valori suggeriti
Principali funzionalità
Il sistema è organizzato di modo che da un menù principale, che appare non appena si lancia il sistema, sia possibile accedere alle varie funzionalità. Alcune di queste danno accesso ad appositi sottomenù dai quali è possibile accedere ad altre funzionalità.
Il menù principale consente di gestire gli archivi:
- Articoli
- Nominativi
- Scontrini
- Produzione
- Documenti Clienti
- Documenti Fornitori
- Scadenze Fatture Clienti
- Scadenze Fatture Fornitori
- Contabilità
- Magazzino
Articoli
La maschera "Articoli" consente l’archiviazione degli articoli e gestisce, oltre al prezzo di costo dell’articolo, altri 4 listini. Da questi listini è poi possibile attingere in automatico per compilare un documento. Si potrà, infatti, in fase di compilazione di un documento scegliere il listino dal quale attingere i prezzi che saranno di fatturazione.
E’ possibile, nel caso l’articolo rappresenti un prodotto finito, compilarne la distinta base, ovvero, è possibile definire le materie prime e le quantità che compongono il prodotto finito. Questo consente di aggiornare le quantità in magazzino delle materie prime ogni qualvolta si produce il prodotto finito (vedere sezione "Produzione").
Sono previsti dei campi particolari dedicati ad attività di abbigliamento e ad attività di cementificio. E’ possibile chiedere un aggiornamento del sistema per aggiungere altre voci dedicate ad altre attività.
Alcuni campi sono a tendina, abilitati, cioè, a proporre dati durante l’immissione sulla base degli articoli precedentemente immessi: ad esempio, inserendo una marca, il sistema completerà in automatico l’inserimento proponendo la marca di un articolo precedentemente immesso.
La ricerca dell’articolo è possibile secondo più campi: per codice, per descrizione, marca e categoria merceologica. E’ possibile anche ricercare o inserire l’articolo tramite lettore di codice a barre (per il tipo di lettore di codici a barre compatibili col sistema contattare l’assistenza tecnica).
Dalla maschera in oggetto è anche possibile sapere su quali documenti l’articolo è stato movimentato in magazzino.
Nel caso si abbia l’esigenza di inserire più articoli con la maggior parte di campi uguali, vi è la possibilità di creare in automatico una duplicazione di un articolo esistente e variare solo i campi interessati.
E’ previsto anche un inserimento dei prezzi in valuta "lire" all’aliquota iva predefinita del 20%.
Nel caso si abbia una fotografia o una qualsiasi altra immagine in formato elettronico riguardante l’articolo, la maschera in oggetto ne consente l’archiviazione e la visualizzazione.
Particolare cura è stata posta nella definizione della funzionalità per la stampa di etichette da apporre sui prodotti: il sistema ne prevede la stampa su particolari moduli adesivi tramite comune stampante prelevando le informazioni direttamente dalla mashera articoli.
Dalla stessa maschera si definiscono le informazioni al riguardo di "iva al regime del margine" e stampa del registro di pubblica sicurezza nel caso l’attività tratti beni usati o antichità.
Nominativi
La maschera "Nominativi" consente l’archiviazione degli nominativi, siano essi clienti o fornitori. Effettua in automatico il controllo della correttezza della partita iva e del codice fiscale. Accede in automatico all’elenco dei comuni d’Italia per facilitare l’inserimento degli indirizzi e dei luoghi di nascita del titolare dell’azienda cliente o fornitore.
Una sezione è appositamente dedicata alla specifica delle marche di articoli per le quali il cliente ha diritto a particolari sconti, anche questi definibili a piacimento.
Il sistema di scontistica è direttamente relazionato alla maschera articoli specificando, sempre in questa sezione, il listino articoli da cui attingere per determinare i prezzi in fase di scrittura di un documento.
Documenti Clienti
La maschera "Clienti" nella sezione documenti consente la gestione di fatture, DDT, note di credito e quant’altro concerne la movimentazione di articoli dal magazzino.
Una volta scelto il tipo di documento che si vuole compilare (fattura, DDT, ecc…) il sistema suggerisce in automatico il numero che il documento deve assumere; si passerà poi alla definizione del cliente oggetto del documento.
Sia la scelta del tipo documento che la scelta del cliente sono agevolate da un campo a tendina.
Si passa poi alla definizione degli articoli che compongono il documento; anche qui la ricerca dell’articolo è agevolata da un campo a tendina, sia nel caso di ricerca per codice che per descrizione dell’articolo.
E’ ovviamente possibile scrivere del testo libero.
Il sistema recupera dall’archivio articoli tutte le informazioni riguardanti il codice iva, la descrizione e i prezzi: attingerà, però, dal listino specificato nella maschera clienti per il cliente oggetto del documento e terrà conto dell’eventuale scontistica in base alla marca dell’articolo se questa è stata specificata sempre nella maschera clienti.
E’ però, possibile in fase di compilazione del documento, scegliere un listino diverso da quello specificato in anagrafica clienti.
Consente poi di:
- raggruppare in automatico più DDT su un’unica fattura
- raggruppare gli articoli uguali in un unico articolo sommando ovviamente le singole quantità
- per ogni articolo del documento comunica l’effettiva disponibilità di magazzino
- consente di creare una copia del documento per non doverne riscrivere ex-novo uno simile
- suggerisce i clienti che hanno DDT non ancora fatturati
- calcola e comunica l’effettivo ricarico sugli articoli
- consente di inserire le scadenze del documento per poterne tenere traccia in futuro
La procedura prevede anche una personalizzazione per cementifici, a mò di dimostrazione del fatto che può essere personalizzata per altre tipologie di attività.
Documenti Fornitori
La maschera "Fornitori" nella sezione documenti è di funzionamento e concezione del tutto simile alla maschera "Clienti" della sezione documenti.
Consente la gestione di fatture, DDT, note di credito e quant’altro concerne la movimentazione di articoli verso il magazzino.
Una volta scelto il tipo di documento che si vuole compilare (fattura, DDT, ecc…) si passerà poi alla definizione del fornitore oggetto del documento.
Sia la scelta del tipo documento che la scelta del fornitore sono agevolate da un campo a tendina.
Si passa poi alla definizione degli articoli che compongono il documento; anche qui la ricerca dell’articolo è agevolata da un campo a tendina, sia nel caso di ricerca per codice che per descrizione dell’articolo.
E’ ovviamente possibile scrivere del testo libero.
Il sistema recupera dall’archivio articoli tutte le informazioni riguardanti il codice iva e la descrizione.
Consente poi di:
- raggruppare in automatico più DDT su un’unica fattura
- cambiare i prezzi di costo degli articoli nell’archivio articoli con quelli digitati nel documento
- cambiare i prezzi fornitore degli articoli nell’archivio articoli con quelli digitati nel documento
- consente di inserire le scadenze del documento per poterne tenere traccia in futuro
Scontrini
La maschera "Scontrini" è di funzionamento e concezione del tutto simile alla maschera "Clienti" della sezione documenti.
Consente la gestione dei corrispettivi per la vendita al banco.
Il sistema suggerisce in automatico il numero che il documento deve assumere e si definisce poi il cliente oggetto del documento.
La scelta del cliente è agevolata da un campo a tendina.
Si passa poi alla definizione degli articoli che compongono il documento; anche qui la ricerca dell’articolo è agevolata da un campo a tendina, sia nel caso di ricerca per codice che per descrizione dell’articolo.
E’ ovviamente possibile scrivere del testo libero.
Il sistema recupera dall’archivio articoli tutte le informazioni riguardanti il codice iva, la descrizione e i prezzi: attingerà, però, dal listino specificato nella maschera clienti per il cliente oggetto del documento e terrà conto dell’eventuale scontistica in base alla marca dell’articolo se questa è stata specificata sempre nella maschera clienti.
E’ però, possibile in fase di compilazione del documento, scegliere un listino diverso da quello specificato in anagrafica clienti.
Consente poi di creare un file che può essere inviato ad un misuratore di cassa che provvederà a stampare in automatico lo scontrino (per il tipo di misuratori fiscali compatibili col sistema contattare l’assistenza tecnica).
Produzione
La maschera "Produzione" è di funzionamento e concezione del tutto simile alla maschera "fornitori" della sezione documenti.
Consente la gestione della produzione di prodotti finiti da materie prime.
Il sistema suggerisce in automatico il numero che il documento deve assumere e si definisce poi il cliente oggetto della produzione.
La scelta del cliente è agevolata da un campo a tendina.
Si passa poi alla definizione degli articoli che identificano i prodotti finiti che compongono il documento; anche qui la ricerca dell’articolo è agevolata da un campo a tendina, sia nel caso di ricerca per codice che per descrizione dell’articolo.
Il sistema aggiungerà automaticamente le materie prime al documento.
E’ ovviamente possibile scrivere del testo libero.
Il sistema recupera dall’archivio articoli tutte le informazioni riguardanti le materie prime definite nonché il codice iva, la descrizione e i prezzi: attingerà, però, dal listino specificato nella maschera clienti per il cliente oggetto del documento e terrà conto dell’eventuale scontistica in base alla marca dell’articolo se questa è stata specificata sempre nella maschera clienti.
E’ però, possibile in fase di compilazione del documento, scegliere un listino diverso da quello specificato in anagrafica clienti.
Ovviamente, in questa fase, le informazioni relative ai prezzi hanno solo valore descrittivo.
A lavoro ultimato, il sistema caricherà in magazzino le quantità relative ai prodotti finiti e scaricherà le quantità delle corrispondenti materie prime.
Contabilità
La sezione Contabilità racchiude in sé la maggior parte dei processi che occorrono ad un’azienda per la gestione dei movimenti contabili da e verso fornitori e clienti.
da accesso alle seguenti funzionalità di seguito descritte.
Estratto Conto
L’estratto Conto Consente di avere, per ogni ragione sociale, la situazione contabile.
Scelto il nominativo di cui si chiede la situazione contabile, il sistema propone una schermata suddivisa in dare/avere.
Tutti i documenti compilati, sia clienti che fornitori, che muovono la contabilità, come fatture o fatture accompagnatorie, saranno automaticamente inseriti in dare o in avere a seconda della definizione del movimento all’atto della compilazione del documento stesso: non ci si dovrà quindi preoccupare di definire la scrittura contabile.
E’ possibile, a questo punto, inserire un pagamento ricevuto da un cliente o effettuato ad un fornitore. Anche questo sarà inserito in dare o in avere in automatico.
La schermata contabile sarà quindi aggiornata di conseguenza in tempo reale per una facile e veloce consultazione.
E’ possibile, in corrispondenza di un determinato movimento, inserire una voce di saldo di cui il sistema terrà automaticamente conto.
In conseguenza di ciò si potrà poi richiedere al sistema la movimentazione totale o solo a partire dall’ultima voce di saldo.
Nel caso dell’inserimento di un pagamento, sarà, ma solo se lo si ritiene necessario, determinare a copertura di quali documenti contabili si riferisce il pagamento stesso. Ciò consentirà di determinare, ad esempio quali fatture sono state pagate dai clienti, quali pagate solo in parte e quali ancora restano da stornare.
Oltre a ciò, si potrà specificare i titoli con i quali si è effettuato il pagamento scegliendoli da una anagrafica titoli. La disponibilità del titolo al pagamento sarà determinata in automatico dal sistema stesso. L’anagrafica titolo potrà fornire la storia completa del titolo, potendone così tenere traccia.
Sempre in automatico i titoli saranno posizionati, ove opportuni, in fuori cassa al riguardo della prima nota cassa.
Banche
La sezione banche consente la gestione di un conto bancario partendo dalla definizione della distinta.
E’ possibile definire le banche e i conti con cui si gestisce l’attività.
Dopo di ciò è possibile inserire la distinta bancaria allo stesso modo di come viene compilata allo sportello bancario.
Sulla distinta è possibile definire, oltre le comuni informazioni di distinta, anche il riferimento ai documenti clienti è fornitori che vengono gestiti, ad esempio, con un "ri.ba.". Vi è la possibilità di specificare, facendo riferimento all’anagrafica, i titoli oggetto di un versamento. I titoli versati saranno automaticamente tolti dalla disponibilità al pagamento.
Tutte queste operazioni vengono adeguatamente ed automaticamente riportate in prima nota cassa che risulterà automaticamente compilata.
Estratto Conto Aziendale
L’estratto conto aziendale Consente di avere la situazione contabile totale dell’azienda rispetto ai clienti ed ai fornitori.
Restituisce l’elenco dei soli clienti, dei soli fornitori, o entrambi contemporaneamente visualizzando il totale dare/avere per ogniuno e calcolandone il totale.
Ciò consente di avere in tempo reale l’esposizione dell’azienda.
Fatturazione
Sia per avere sotto controllo la movimentazione di documenti da e verso i nominativi, sia per un facile e veloce riscontro nel caso di disallineamenti con i clienti e fornitori, si può fare riferimento a questa schermata che riporta in modo chiaro l’elenco della documentazione del nominativo opportunamente scelto.
La schermata, inoltre segnala il tipo di movimentazione del documento, ovvero comunica, anche con un effetto visivo, se il documento gestisce movimenti contabili o di magazzino.
Elenco Iva
Elenco Iva Consente di conoscere la posizione iva dell’azienda.
Riporta, in un intervallo di date opportunamente scelto, l’elenco dei documenti, e il riferimento al nominativo, che contribuisco alla movimentazione Iva.
In anticipo, così, si potrà conoscere l’importo iva per il quale si è a credito o a debito e confrontare cosi’, lo stesso valore eventualmente col proprio fiscalista.
Ciò riduce, se non azzera, la possibilità di comunicazioni errate all’ufficio iva degli importi in oggetto.
Registro PS
Nel caso di commercializzazione di beni usati o antichità, questa schermata gestisce il registro che si stamperà per sottoporlo poi alla Pubblica Sicurezza.
Il sistema è concepito in modo tale che i beni venduti saranno stampati solo la prima volta mentre quelli invenduti saranno sempre stampati.
La maschera, e quindi la conseguente stampa, riporta tutte le voci necessarie e richieste da una gestione di questo tipo.
Il sistema si occupa anche di gestire il numero d’ordine degli articoli che appaiono sul registro in base al codice di registro specificato sul documento fornitore all’atto del’acquisto del bene.
Da questa schermata è possibile anche accedere al calcolo dell’iva detta "regime del margine" come da normativa in materia.
Prima Nota Cassa
Tale schermata visualizza e consente di stampare il registro di prima nota cassa compilato in base alla documentazione contabile.
E’ possibile discriminare per data e la stampa corrispondente contiene tutte le informazioni necessarie al proprio fiscalista.
Conterrà tutte le informazioni scaturite, oltre che dalla compilazione dei documenti, anche dalla compilazione dei pagamenti in cassa e fuori cassa, nonché dalla compilazione delle distinte bancarie.
Magazzino
La sezione Magazzino da accesso a funzioni che consentono, in qualsiasi istante, di conoscere tutte le movimentazioni di magazzino, a cominciare dai documenti con i quali sono stati caricati e scaricati i prodotti per finire alle chiusure di cassa o al calcolo della giacenza di magazzino.
E’ possibile, in questa sezione, conoscere l’effettiva giacenza sia in "Costo Medio" che in "LIFO".
Giacenza di Magazzino
Questa maschera Consente di conoscere la giacenza di ogni articolo e l’importo totale del magazzino in Euro.
E’ possibile apportare modifiche sia alle quantità di magazzino che al prezzo di costo originario nel caso si stia effettuando un inventario di magazzino.
La maschera comunica anche le quantità movimentate in ingresso e in uscita dal magazzino così da avere un quadro completo.
E’ possibile discriminare la visualizzazione ai soli prodotti, ad esempio effettivamente presenti in magazzino evitando di visualizzare quelli in sottoscorta.
Vi è la possibilità di conoscere la giacenza ad una data antecedente all’odierna così da poter sapere l’ammontare merci, ad esempio, alla scadenza dell’anno fiscale: ciò è molto utile nel calcolo delle rimanenze di magazzino.
Molto utile è la visualizzazione delle giacenze divise per misure e colori: questo consente, ad esempio, ai centri d’abbigliamento, di avere la classica matrice tagli/colori.
In alcuni casi può essere necessaria la visualizzazione delle giacenze di magazzino per categoria dell’articolo: anche tale visualizzazione è accessibile da questa maschera.
Informazioni sulla vendita al banco
Il sistema consente l’accesso a maschere riportanti informazioni sulla vendita al banco compilate in base ai dati inseriti nella maschera "Scontrini".
La maschera "Chiusura cassa giornaliera" consente di conoscere i movimenti corrispettivi in un dato giorno
La maschera "Chiusura cassa mensile" consente di conoscere i movimenti corrispettivi in un dato mese
La maschera "Vendite al banco" consente di avere l’elenco delle vendite al banco in un dato giorno.
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